熱敏紙遇熱後無色染料與顯色劑發生化學反應產生顏色，於是使用熱敏紙在傳真機上接收訊號列印或直接用熱敏印表機列印時，圖文即會顯示出來。由於用作無色染料的品種有許多種，因此顯現的字跡顏色就有不同，有藍色、紫紅色、黑色等。
熱敏紙即熱敏列印紙、熱敏傳真紙，用於熱敏印表機和熱敏傳真機，它的質量直接影響到列印質量和儲存時間，甚至影響印表機和傳真機的使用壽命。隨著辦公自動化的發展普及，目前在經濟、醫療、航空等各項商務活動中，以及在公安機關辦理交通肇事、各類案件等工作中，熱敏傳真機、熱敏印表機的應用越來越廣泛，熱敏紙已成為廣泛應用的一種技術用紙，大多用於傳真檔案和熱敏印表機直接列印等。
