一封正式的電子郵件格式的基本內容通常分為三部分：收件人、主題、正文等。
接收人：接收人為傳遞資訊或分佈任務的物件，除了接收人之外還可以同時抄送給其他人，抄送物件要看郵件重要程度而定。
主題：主題要突出郵件的主旨，要讓別人一看到這個主題就能大概知道想傳遞的是什麼事情，意思明確，引人注目。
正文：首先是尊稱，如果是一般的同事就說‘’你好‘’。禮貌是最重要的，不管是對領導還是對同事。然後就是正文的內容，要分主次，先總體表達要傳遞的意思，再用第一、第二、第三等格式詳細描述，這樣思路清晰，主次清晰。最後以祝福語結尾，再註明寫郵件日期和寫郵件的人。
附件：如果想要表達的資訊或者材料內容較多，記憶體較大，也可以作為附件新增進去。
