以Word為例，格式刷位於開始選項卡的左上角，圖示是一個刷子的形狀。格式刷可以把已有的屬性應用到現有的文件、段落、文字等方面。
格式刷是Word中的一種工具。格式刷提供複製文字格式、段落格式等格式，在給文件中內容重複新增相同的欄目時來進行復制。格式刷能夠將游標所在位置的所有格式複製到所選文字上面，大大減少了排版的重複勞動。先把游標放在設定好的格式的文字上，然後點格式刷，然後選擇需要同樣格式的文字，滑鼠左鍵拉取範圍選擇，鬆開滑鼠左鍵，相應的格式就會設定好。
對於圖形，格式刷能很好地與圖形物件（如自選圖形）結合使用。不過，只要將圖片的環繞樣式設定為“嵌入型”（在“繪圖”工具欄上，單擊“繪圖”，然後指向“文字環繞”）之外的任何樣式，就可複製圖片格式）。格式刷無法複製藝術字（使用現成效果建立的文字物件，並可以對其應用其他格式效果。）文字上的字型和字號。
