書寫情況說明：首先要有稱呼，這個非常重要，稱呼是誰是要把這個情況向誰說明；其次直奔主題，不能拖泥帶水，把情況全部講清楚；然後總結第二段正文的內容；最後寫上落款，字跡清晰並註明時間。
情況說明，單位在從事某項活動中向另人或向上級機關簡單介紹或彙報情況時所使用的文書。屬於情況的一個品種。情況簡介的結構由標題、正文、署名和日期4部分組成。寫作情況簡介，執筆人要熟悉有關情況。一篇情況簡介可能只有幾百字，但這幾百字是從大量材料中提煉出來的。要恰如其分地把情況簡介出來，執筆人不僅要了解原訂計劃，更應該熟悉全面情況。這些情況包括：原訂計劃、會議記錄、統計資料、總結等。各部分具體寫作要求見“情況”條。
