證件掃描件就是用掃描器將證件輸入到計算機中，進而實現對這些影象形式的資訊的處理、管理、使用、儲存、輸出等，帶有掃描功能的印表機和一般的影印店都可以掃描證件。掃描件相比紙質文件，優勢如下：1.便於用電子郵箱等進行傳輸；2.便於複製；3.攜帶方便，使用U盤或者網盤即可攜帶；4.可隨時列印成紙質檔。掃描件是電子版的，影印件是紙質版的。影印件可以用掃描件列印。掃描是運用電腦掃描，可以存成電子文件，也方便遠端傳遞，如發郵件、上傳等，還可以進行電腦處理。影印則只會按原來的樣子產答生一張紙質的圖片，不能用網路傳遞和電腦處理，但是可以用郵局郵寄。
