發文字號應當包括機關代字、年份程式碼、發文順序號，聯合行文，一般的以主辦機關為主體依據編制發文字號。發文字號簡稱文號，習慣上也稱為檔案編號，它是發文機關在某一年度內所發各種不同檔案總數的順序編號。發文字號由發文機關的收發文責任部門負責統一編排。
發文字號中的機關代字由發文機關自行擬定（有直接主管上級機關的須經上級主管機關同意），為保持發文權威性和保證法律嚴肅性，一般的應固定使用，避免頻繁更改。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關（企事業單位）名稱代字，第二個層次是發文機關主辦檔案的部門或歸口方向的代字。
