檔案一般放在當地的就業單位、戶籍所在地的人才交流中心管理、存放在學校替畢業生保管。人才交流中心接收畢業生個人檔案需要持有學校和教育部門發放的報到證到當地的人才交流中心報到並存放個人檔案。
學校保管的檔案是有時間限制的，一般是畢業後的兩年以內，也就是說學校為學生保管兩年的檔案，如果還是沒有找到接收個人檔案的地點，該學生的檔案就要被打回原籍。人事檔案作為記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的檔案材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。
