公文使用完後或無用後將其銷燬。應予銷燬的公文：無存留價值的公文、無存留必要的重份公文、不即行毀滅會造成失密和嚴重損失的公文、一般性公文的草稿、印刷中形成的校樣印版等。
需清退的公文：絕密公文、有重大錯漏的公文、被命令撤銷的公文、僅供徵求意見或審閱的公文、由發文機關指定清退的公文等。
公務文書：公務文書是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程式形成和使用的書面材料，又稱公務檔案。無論從事專業工作，還是從事行政事務，都要學會通過公文來傳達政令政策、處理公務，以保證協調各種關係，決定事務使工作正確地、高效地進行。
