1、是由公文的特殊性質決定。公文是用於辦理公務活動的文體，是具有法律效率的，自然要求嚴肅、莊重。
2、統一規範格式，有助於進行辦理，提高工作效率。
3、規範的格式，還有利於提高形象。
公務文書是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程式形成和使用的書面材料，又稱公務檔案。無論從事專業工作，還是從事行政事務，都要學會通過公文來傳達政令政策、處理公務，以保證協調各種關係，決定事務使工作正確地、高效地進行。公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。
