《條例》規定“上行文應當標註簽發人姓名。“簽發人”是公文格式的18個要素之一，是上行文中的文面格式的必備要素之一。“簽發人”的標註要考慮公文的行文關係，同時也要考慮公文文種問題，它的標註通常只能在特定的公文文種中進行。實際上，標註簽發人姓名僅僅針對“請示”“報告”“意見”文種的上行文而言。“簽發人”是上行文的必備格式要素，它體現的是單位領導人對上級機關負責的一種形式。
《黨政機關公文格式》（中華人民共和國國家標準GB/T9704—2012，以下簡稱《格式》）規定“上行文的發文字號居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。”《格式》“式樣”公文首頁版式圖有“簽發人”標誌。帶有“簽發人”標誌的公文首頁版式式樣，我們習慣上把它稱為“上行文格式”。
在公文文種中，“請示”“報告”以及按請示性公文程式和要求辦理的“意見”，應該按照“上行文格式”來處理，都要求必須出現“簽發人”標識區域，並標註簽發人姓名。
