公司使用紅標頭檔案的情況有：
1、政府機關部門向下屬各部門社團發通知，採用紅標頭檔案。
2、企業內部由總經理簽名的向內部發的重要通知，如人事任免等，可採用紅標頭檔案。
3、紅標頭檔案一般是上面向下面發正規的通知採用的格式。企業、公司向政府部門的檔案最好不用紅標頭檔案。
4、對主管部門、上級（總公司）政府部門（法院、公安、消防出具的證明文書可不用）的請示報告類檔案，一般用上報類紅標頭檔案。
5、對各部門下發的公司各類決策性檔案、各部門負責人的任職通知等使用下發性紅標頭檔案；再就是公司老總說用紅標頭檔案下發（或上報）的其它重要檔案。
