只要是沒有預先設定限制列印的pdf檔案均可直接列印，和列印普通檔案一樣方便。
每個PDF檔案包含固定佈局的平面文件的完整描述，包括文字、字形、圖形及其它需要顯示的資訊。1991年，AdobeSystems共同創始人約翰·沃諾克提出的名為“Camelot”的系統演變成PDF。
PDF檔案格式在1990年代早期開發，用於分享包括文字格式和內建視訊的文件，能跨平臺操作，即使電腦平臺完全不同，收件者亦無需適配相關或合用的應用軟體介面。當時與PDF一起競逐跨平臺檔案格式的，還包括DjVu（仍在開發中）、Envoy、CommonGroundDigitalPaper、FarallonReplica及Adobe自己本身的PostScript（）格式。在全球資訊網及HTML文字尚未興起的當時，PDF在桌面出版工作流技術當中很受歡迎。
