對個人作用：由於檔案具有其真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它有極強的法律效益。它不僅為領導決策、教學、科研和管理等工作服務對於個人來說，無論是工作調動、出國政審、職稱評審、工資調整、勞動保險，還是入黨團以及離退休手續的辦理、各項證明的出具等等手續都將以檔案材料的稽核為重要依據。
對企業作用：現代企業為了儘可能瞭解員工，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。尤其會將檔案中的學業成績及思想表現情況作為接收畢業生的重要依據。
對工作作用：在個人辦理養老保險、繼續深造(如出國、考研)、考公務員等事關個人切身利益的問題以及因公出國政審也必定要依據人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構就會拒絕審查，而這些事情都要用到檔案。
