手寫檔案掃描成電子版需要去列印店用印表機進行掃描，也可以拍照用QQ的圖片識別文字功能轉換成電子版。
電子版檔案是把紙質文件內容以計算機軟體如word、Excel、PP、CAD、photoshop、H5等軟體編輯出來，可以通過郵件、U盤、網路或其他傳送方式傳送的檔案。在網上，PDF幾乎已成一種通用的檔案格式，許多知名網站供網友下載申請表格和文件都選用了PDF（比如託福網站上的模試題）。PDF的中文譯名是“行動式文件格式（PortableDocumentFormat)”，這個檔案格式的一大特點是可以在文件中內嵌字型，並忠實地保留文件原貌，因而可以跨越不同的作業系統和語言平臺，版面格式也是整齊劃一，不會像Word文件那樣因為版本的不同而格式各異。
