單位使用者需要先登入進交管12123，點選首頁左上角的機動車選項，選擇待備案機動車，點選機動車二維碼後會自動生成二維碼。
掃碼備案單位機動車流程先在手機上開啟交管12123，進入首頁介面，選擇備案非本人機動車，然後選擇掃碼備案，掃描單位車輛所有人手機上已備案機動車的二維碼，之後選擇與車主關係，點選下一步，就進入了人臉識別認證，最後點選繼續備案即可。
備案失敗後的處理方法當出現人臉識別沒有通過的情況，拿出手機拍一張，自己手持身份證或者駕駛證的照片，然後上傳，之後會有工作人員在一個工作日內對備案資訊進行稽核，稽核通過，系統會通過簡訊的方式，或者是在交管12123APP上將稽核結果傳送給備案使用者和車主。
一人最多備案三輛車每個使用者的備案車輛只能是3輛，而且使用者的備案車輛必須是小型汽車或者小型新能源汽車，同一輛機動車最多的非機動車備案使用者只有三人，所以選擇備案車輛的時候要想想，誰備案比較合適。
