2、準備與分配會議議程與主題。
3、確定與會者名單（尤其是團隊以外的成員）。
4、通知並再次提醒與會者，使其明曉會議的目的、時間、地點。
5、準備會議使用的場所以及必備的器材與文具。
6、建立或確認開會時共識或守則。例如：會議準時開始，不準任何人遲到，別人在說話時不能打忿以及與會前需作準備等。
7、確實使議題都被處理，處理的方式是作成決議，延到下次再議或取消該議題。
8、記錄重要的觀點或決定，成員所被分派的任務。
9、記錄非議程中所列專案以便下次討論。
10、記錄會議使用的時間、討論的主題、完成的專案、作成的決定、與會者的姓名。
