會議預案包括：會名、會期、會場、與會者的資格（選舉、指定、特邀、列席）與名單、會議票證、籌備處內部的職責分工及工作人員的調配、會場佈置、會議議程，如有選舉、發獎、攝影、錄影等項，也應列入預案。
會議通知的擬議與分發必須及時。重要會議在發出通知後還要跟蹤落實，以瞭解對方能否如期出席會議。第四，會前檢查。這包括對預案執行情況的彙報檢查和現場檢查的兩種方式。
彙報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導彙報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議檔案材料。現場檢查重點在於會場的佈置和安全保衛工作。第五，會議進行時的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發等。
