1、標題
可以只寫“歡迎詞”三字，也可在“歡迎詞”前邊附加致詞人姓名、職務及歡迎會議名稱等修飾限定詞語。
2、稱謂
歡迎詞的抬頭稱謂應是主要賓客姓名或代表團名稱。一般要在姓名前冠以“尊敬的”、“親愛的”詞語，在後邊加上職務頭銜，或加“先生”、“女士”等稱呼，對外國元首來訪，應加“閣下”、“陛下”等稱呼。
3、正文
歡迎詞的正文內容主要有兩個方面：一是表達歡迎的意願，寫明致詞者在什麼情況下，代表誰向賓客表示歡迎。二是介紹賓客的主要情況，如領導職務、工作成績、學術造詣等，可以敘寫賓客來訪的意義、作用，也可回憶國家之間、組織之間友好交往的歷史，等等。這是致詞的中心內容。
4、結語
表示美好的祝願或希望，如“我衷心地祝願同志們身體健康，訪問期間生活愉快”。
