1、在舉辦會議時，會議發起人應將會議的議題以郵件或口頭形式傳遞給參會人員，讓參會人員明白會議討論的主要內容，提前做好準備準備工作。
2、會議發起人不僅要對會議的整個流程做好充分的準備工作，而且還要對在會議可能出現的其它變故做好充分的準備工作，並形成書面材料，同時將會議上要講的內容提前以郵件形式告知其它參會人員，儘量保證在最短的會議時間內達到最佳的會議效果。
3、在會議進行過程中，要找專人做好完整的會議記錄。在會議結束後，將會議記錄及最終討論結果編輯成郵件傳送給參會人員。
4、會議結束前，一定要得出會議討論的結果，是舉辦會議的最終目的。
